Desfășurarea eficientă a unei ședințe este doar jumătate din efortul necesar organizării ei. Pregătirea și acțiunile de după sunt de multe ori zone unde oamenii se simt Flapsi Hapsi. Câți oameni nu și-au pregătit hârtiile în ultimele cinci minute dinaintea unei ședințe despre care știau de două săptămâni? Sau au răscolit printre hârtiile de pe birou căutând notițele de la ultima ședință pentru a vedea ce s-a făcut din ce s-a stabilit.

Câteva recomandări generale pentru organizarea sedințelor eficiente.

Multe companii și organizații petrec mult timp în ședințe. Asta înseamnă o investiție considerabilă de timp, bani și oameni, de aceea e bine ca acel timp să fie utilizat cu folos.

E greu de zis cât timp ar fi ideal ca o organizație, departament sau persoană să-l petreacă în ședințe. Depinde de ce fac efectiv acolo. Mai bine ar fi să verific dacă ședința este cu adevărat necesară și dacă s-a desfășurat într-un mod care să contribuie la atingerea obiectivelor.

Observații generale - Reducerea timpului de ședințe

Pune-ți următoarele întrebări:

• Este ședința cu adevărat necesară?
• Pot fi lucrurile rezolvate în alt mod: prin telefon, conferință telefonică, memo sau discuție informală?

"M-am regăsit în cazurile prezentate şi recunosc că am identificat direcţii de îmbunătăţire."

"Am reuşit să conştientizez că trebuie să mă organizez începând de "acum"."

"Foarte interesante și conexiunile cu alte științe/ domenii […]. Prin aceasta face diferența față de alte traininguri și ele foarte bune."

"Training-ul a avut complexitatea pe care o aşteptam şi sunt optimistă cu privire la rezultatele imediate."

"Deși inițial am venit foarte sceptică, axată pe faptul că voi învăța doar despre diferența dintre important și urgent, am descoperit că Time Manager cuprinde foarte multe lucruri la care nici nu m-aș fi gândit."

"În urma cursului îți pui anumite întrebări pentru o imagine de ansamblu asupra vieții profesionale și personale."

"Vă felicit pentru curs, îl voi aplica şi în familie, copiilor mei. Este chiar util pentru a-i învăţa ordinea în minte şi la învăţat."

"Am apreciat foarte mult exemplele practice oferite comparativ cu teoria, care au fost extrem de suggestive."

• Cum să câștigi o oră în fiecare zi
• Managementul timpului la români
• Time Management

• Știu să își folosescă timpul în favoarea activităților care îi conduc către rezultatele de care sunt răspunzători;
• Sunt capabili să facă față neprevăzutului fără ca acesta să atragă consecințe negative;
• Vor ști să spună NU, dacă situația ar cere-o, într-un mod care să mențină reații de bună calitate cu ceilalți;
• Își vor putea planifica și obține rezultate ambițioase dar și tangibile;
• Vor planifica și se vor organiza într-un mod clar și logic, ușor de înțeles și de către ceilalți cu care aceștia colaborează;
• Vor putea utiliza eficient mijloacele electronice de comunicare și organizare (Microsoft Outlook, Lotus Notes, Ical, Mail, Thunderbird, Sunbird, Lightning etc)
• Vor stabili și respecta termenele limită fără a tulbura planificările sau agendele altor colegi;
• Vor putea gestiona eficient întreruperile păstrând în același timp și relații bune cu ceilalți;
• Vor avea un echilibru stabil între viața profesională și cea personală;

Unul dintre atuurile programului Time Manager este că a fost construit pornind de la modul natural în care mintea umana este obișnuită să lucreze. Atunci când lucrez în acord cu acest stil natural efortul de a obține ceva devine minim. De aceea obțin rezultate mai bune indiferent unde aplic aceste principii, în viața profesională sau personală, indiferent de ce responsabilități am, director de bancă, reprezentant medical, operator de call center sau responsabil regional de vânzări.

Acum câțiva ani am primit de la unul dintre clienții noștri, o companie rezultată din fuziunea altor companii, solicitarea de a organiza un program care să aducă la același numitor modurile diferite de lucru, provenite din culturile organizaționale anterioare. Acest proiect s-a desfășurat sub forma unor traininguri cu o bogată componentă practică. În grupuri moderate participanții au găsit împreună modul optim și regulile de lucru pentru putea fi pe viitor mai eficienți.